Сіз меңгермеген тайм-менеджмент ережелері
Сіз меңгермеген тайм-менеджмент ережелері бар ма? Тайм-менеджментті толық меңгердім деп ойлайсыз ба?
Меңгеруге уақытыңыз болмаған тайм-менеджменттің 20 ережесі
Уақыт әрқашан бар. ТЕК басымдықтар жеткіліксіз.
Монреальдық дизайнер Этьен Гарбули ұзақ уақыт бойы уақытын және жұмыс жүктемесін басқара алмауынан зардап шекті. Бірақ кейін оған үйреніп, «20 жасымда меңгеруім керек болатын уақытты басқару әдістері» деген презентациясын жасады. Fast Company Magazine оның ең жақсы 20 кеңесін таңдап алды.
1. Уақыт әрқашан бар. Уақыт мәселесі — басымдықтардың мәселесі.
Уақыт ешқашан бітпейді. Егер сіз белгіленген мерзімге дейін бірдеңе жасауға үлгермесеңіз, онда бұл жұмысты сіз басқа істерге қарағанда басымдық беру үшін шұғыл немесе жағымды деп санамадыңыз.
2. Күн әртүрлі істермен сіз күткеннен де тезірек толады.
Аралық уақыттарды жоспарлаңыз. Ruby on Rails және Basecamp негізін қалаушы Дэвид Хэнсон айтқандай, «күн сайын 4-5 сағаттан артық нақты жұмысты жоспарламаңыз».
3. Ісіңіз жүріп тұрғанда көбірек жұмыс істеңіз, әйтпесе демалыңыз.
Кейде сіз өзіңізді нашар сезінесіз, алайда басқа күндері сіз бірден 12 сағат бойына ойыңызды бір мәселеге шоғырландыра аласыз. Осындай сәттерді пайдаланыңыз.
4. Көпміндеттен бас тартыңыз.
Зерттеулер көрсеткендей, ми өз назарын бір тақырыптан екіншісіне ауыстыру арқылы күш-қуатын ысырап етеді. Көпміндеттік мидың күшін күні бойы босқа ысырап жасайды.
5. Уақыт шектеулі болған кезде біз көбірек шоғырланып, өнімділігіміз жоғары болады.
Жұмыс әрқашан оған бөлінген уақытты толтырады, сондықтан жақынырақ мерзімдерді белгілеңіз.
6. Жұмыс – істі бастаудың ең жақсы жолы. Жұмыс ырғағына ену үшін кішкентай істерден бастаңыз.
Таңертеңгі сағат 8-де бүгін аяқталуы тиіс бизнес-жоспар қауіп төндіретін сияқты болып көрінеді. Маңызды электрондық хаттарға жауап беру сияқты оңай тапсырмалар арқылы миыңызды дұрыс бағытта реттеңіз.
7. Жұмысты қайта жасау қажет болатынына дайындалыңыз. Перфекционизм тұншықтырады.
Генерал Джордж Паттон бірде: «Дәл қазір жасалған жақсы жоспар бір аптадан кейін іске асқан мінсіз жоспардан артық» деген екен.
8. Ұзақ жұмыс уақыты жоғары өнімділікке тең емес. Шектеулер – бұл мүмкіндіктер.
Үстел басында отырсаңыз, жұмыс қалай да бітеді деп алданып қалмаңыз. Ағымдағы тапсырмаларды қалыпты жұмыс күніңіздің соңына дейін аяқтауға тырысыңыз және түнде жұмыс істеп отырудан аулақ болыңыз.
9. Нәтижелі жұмыс жасау үшін ойлануды қажет етпейтін және стратегиялық тапсырмаларды бір бірінен бөліп алыңыз.
Идеалды жағдай — алдымен тек идеялар туралы ойлап, содан кейін оларды жүзеге асыру. Бір нәрсені қайта ойластыру үшін үнемі жұмысты тоқтату керек болса, онда сіздің жұмысыңыз баяулай бастайды.
10. Маңызды кездесулерді күннің басына қойыңыз. Кездесуге дейінгі уақыт жиі босқа кетеді.
Егер маңызды кездесу түскі сағат 4-ке жоспарланған болса, сіз сол туралы ойлап, алаңдап жүресіз, яғни, кездесу туралы ойлар сізді ұзақ уақыт бойы алаңдатады. Осындай кездесулерді ертерек қойып, ертерек аяқтауға тырысыңыз, сонда кейінірек күннің екінші жартысында оған алаңдамай жұмыс істей аласыз.
11. Үзіліссіз жұмыс істеуге уақыт бөлу үшін кездесулерді, телефон қоңырауларын немесе чатты бірінен соң бірін жоспарлаңыз.
Егер сіз күні бойы қарым-қатынасқа алаңдасаңыз, сіз жұмыс «ағыны» күйіне кіре алмайсыз.
12. Прокстинацияны айналып өтуді үйреніңіз. Қарқынды жұмыс сәттерінің арасында прокрастинациямен айналысыңыз.
Франческо Сирильо ойлап тапқан «помодоро әдісін» қолданып көріңіз. Ол өз жұмысын 5 минут үзілісі бар 25 минуттық блоктарға бөлу үшін, таймерді пайдаланды. Сіз басқа кестені де қолданып көре аласыз — ең бастысы, ол сізді ауыр жұмыстың серпілістеріне дайындайды.
13. Үлкен тапсырманы шағын блоктарға бөліңіз.
Футбол жаттықтырушысы Ник Сабан да дәл осындай философияны ұстанады: ол өз ойыншыларын чемпиондық атақты жеңу үшін дайындамайды, бірақ олардың назарын дәл қазір олардың алдында тұрған міндетке: пас, гол және т.б. шоғырлануға үйретеді.
14. Екі тапсырма бірдей маңызды болуы мүмкін емес. Сіз әрқашан олардың біреуіне басымдық бере аласыз.
Күнделікті істер тізімі өте тиімді. Бірақ оларды «жұмыс үстелін тазарту» мен «салық декларациясын толтыру» сияқты тапсырмалар тең болмайтындай етіп жасаңыз.
15. Әрқашан тап бүгін істеп үлгеру керек бір затты таңдаңыз.
Оны мүмкіндігінше ертерек жасауға бар күшіңізді жұмсаңыз.
16. Басқа адамдарға өкілдік беріңіз және оларды пайдалануды үйреніңіз.
Нағыз тиімді болу үшін жұмысты басқа біреуге беруден қорықпауды үйреніңіз. «Егер біреу сіздің ісіңізді сіз сияқты кем дегенде 80% жақсы жасай алатын болса, онда оған өкілдік беріңіз!» дейді «Табысты адамдар қалай ойлайды» кітабының авторы Джон Максвелл.
17. Күн өтті — парақты аударыңыз. Тек бүгін мен ертеңді ғана ойлаңыз.
Өткен жетістіктер немесе сәтсіздіктер туралы ойларға алаңдамаңыз.
18. Әр нәрсенің жасалу мерзімін белгілеңіз. Ешбір тапсырманың жасалуға арналған нақтыланбаған уақыты болмауы керек.
Егер сіз жобаға тым көп уақыт жұмсасаңыз немесе оны тым ұзақ уақытқа қалдырсаңыз, бұл тоқырауға әкеледі. Оны аяқтап, әрі қарай жүре беріңіз.
19. Әрқашан бәрін жазып алып жүріңіз.
Сіздің басыңызға келген әрбір жақсы идеяны есте сақтап қалам деп ойламаңыз. Кез келген құралды — ноутбук, тақта, Evernote — алыңыз да, келген ойды жазып қойыңыз.
20. Сондай-ақ сізді алаңдатпау үшін маңызды жұмыс кезінде ойыңызға келетін бөгде ойларды да жазып алыңыз.
Сіз бұл ойларды шетке шығарып қоясыз, бірақ ұмытпайсыз.
Түпнұсқа www.inc.com/richard-feloni/20-time-management-lessons-everyone-should-learn.html
